आज की इस पोस्ट मे आप पढ़ेंगे की Tally Erp.9 मे Purchase Order और Sales Order कैसे बनाए जाते है तथा इनकी Entries किस प्रकार से की जाती है। तो इसे जानने के लिए पूरी पोस्ट को ध्यान से पढे।
Difference between Purchase Order and Sales Order
Purchase Order
Business मे हम कई Parties से माल को खरीदते और बेचते है। माल को किसी Party से खरीदने से पहले उसे Purchase किए जाने वाले माल की Quantity बतानी होती है अर्थात हमे जितना माल अपने Business के लिए चाहिए उसका Order बनाकर Supplier को भेजना होता है ताकि उस Quantity के according supplier उस माल को आप तक Supplyकरसके अतः इस प्रकार से बनाए जाने वाले Order को ही हम Purchase Order के नाम से जानते है। Purchase Order के द्वारा हम यह भी जान सकते है कि हमारे द्वारा दिये गए ऑर्डर के अनुसार समय पर माल प्राप्त हो गया है या नहीं।
Sales Order
जब हमे Customer से माल कि बिक्री के लिए कोई Order प्राप्त होता है तो उसे हम Sales Order के नाम से जानते है। Sales Order बनाने से हम आसानी से यह जान सकते है कि कौन से Order भजे जा चुके है तथा कौन से Order Pending है।
How to Enable Purchase Order and Sales Order All Entry
इसको Enable करने के लिए निम्न steps को follow करे :-
1. Gateway of Tally – Press F11 and Enter Inventory Features.
2. Order Processing – Enable Purchase / Sales Order
3. Other Features – Enable Delivery / Receipt Note
4. Enable – Use Rejection Inward / Rejection Outward Notes
Purchase Order and Sales Order Entry in Tally
Purchase Order की Shortkey Alt +F4 तथा Sales Order की Shortkey Alt +F5 होती है
1 Purchase Order और Sales Order कि entry करने से पहले हम Stock, Supplier /Customer Ledger (Sundry Creditors / Sundry Debtors) तथा Purchase/Sales Order के Ledger को Create कर लेंगे।
2 Purchase / Sales Order को enable करने के बाद Gateway of Tally Screen पर Accounting Voucher तथा Inventory Voucher के नीचे Order Voucher display होने लगेगा।
3 इस Order Voucher पर Click करते ही Screen पर right hand side मे Purchase/Sales Order Show करने लगेंगा या इनकी Shortcut Key Purchase Order (Alt+F4) तथा Sales Order (Alt+F5) press कर भी Voucher को Enable कर सकते है।
Purchase Order Voucher Creation
1. सबसे पहले F2 Function key कि help से Purchase Order कि Date type करे।
2. Party’s A/c Name field मे Supplier के Name को select करे।
3. इसके पश्चात Enter key को press करने पर Cursor Order No. Field मे display होगा यहा पर बनाए जाने वाले Order का number type करे ।
4. Name of Items field मे Stock को choose करे।
5. Due on filed मे Stock Items कि Delivery Date दी जाती है।
6. इसके बाद Stock items कि Qty व Rate fill करे।
7. इसके पश्चात Cursor Allocate to field मे प्रदर्शित होता है। यहा पर Purchase Ledger का चयन करे। यदि आपने Purchase Ledger create नहीं किया है तो Alt+C buttons को चयन कर Purchase Ledger बना सकते है।
8. अंत मे Order को Accept कर ले।
Sales Order Creation Screen
Sales Order कि Entry भी Purchase Order कि तरह ही होगी बस यहा Party Name मे Supplier (Sundry Creditors) कि जगह पर Customer (Sundry Debtors) का नाम होगा।
Alter a Purchase/Sales Order
अगर बनाए गए Order voucher मे किसी भी प्रकार का संसोधन (Alter) करना है तो उसके लिए हम निम्न Steps Follow करेंगे :-
Gateway of Tally – Display – Day Book
अथवा
Gateway of Tally – Display – Inventory Books – Choose Order Book.
Receipt Note Voucher
Receipt Note Voucher की Shortkey Alt +F9 तथा Delivery Note Voucher की Shortkey Alt +F8 होती है
Purchase Order के against मे Supplier द्वारा भेजे गए माल की प्राप्ति को स्वीकार करने हेतु हम Receipt Voucher का प्रयोग करते है। इसे Accounting की भाषा मे Challan भी कहते है।
Delivery Note Voucher
Sales Order के against मे Customer को भेजे जाने वाले माल की Delivery को दर्शाने हेतु हम Delivery Note Voucher का प्रयोग करते है। इसे भी Accounting की भाषा मे Challan कहा जाता है।
Rejection Out Voucher
Rejection Out Voucher की Shortkey Alt +F6 तथा Rejection in Voucher की Shortkey Ctrl +F6 होती है
Purchase Order के against मे आए हुए माल मे किसी भी प्रकार की टूट-फूट निकलने पर उस माल को Replacement करना होता है अतः Replacement किए जाने वाले माल की सूची को बनाने की लिए हम Rejection Out Voucher का प्रयोग करते है।
Rejection In Voucher
Sales Order के against मे हमारे द्वारा Delivery किए हुए माल मे किसी भी प्रकार की टूट-फूट निकलने पर उस माल को हमे Replacement करना होता है अतः Replacement किए जाने वाले माल की सूची को बनाने की लिए हम Rejection In Voucher का प्रयोग करते है।
अंत मे –
आशा है की आपको पूरी पोस्ट पढ़ने के बाद Tally मे समझ मे आ गया होगा कि किस प्रकार से Purchase Order और Sales Order बनाए जाते है तथा इनकी Entries किस प्रकार से की जाती है।अगर पोस्ट पसंद आई हो तो Share जरूर करे तथा Comment कर भी बताए।
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