अगर आप एक्सेल में एक डेटा एंट्री फॉर्म या डैशबोर्ड बना रहे
हों तो एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची एक बहुत उपयोगी सुविधा है । यह एक सेल में ड्रॉप डाउन के रूप में मदों
(आइटम्स) की एक सूची दिखाता है, और उपयोगकर्ता इस ड्रॉप
डाउन से उस आइटम का चयन आसानी से कर उसका
पूरा विवरण देख सकता है।
यह तब और अधिक उपयोगी हो जाता है जब आपके पास
नामों, उत्पादों या क्षेत्रों की एक लम्बी सूची हो, जिन्हें आपको अक्सर कक्षों (Cells) के समूह में
दर्ज करने की आवश्यकता होती है, तो आज की पोस्ट में हम पढेंगे की कैसे हम एक्सेल
में एक Multiple DependentDrop Down List को आसानी से बना सकते
है
Create a Multiple Dependent Drop Down List in Excel
नीचे एक्सेल ड्रॉप डाउन सूची का एक उदाहरण है:
उपरोक्त उदाहरण में, मैंने C3 में ड्रॉप-डाउन बनाने के लिए A1:A5 में आइटम का उपयोग किया है।
लेकिन कई बार हम एक्सेल में एक से अधिक ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करना
चाहते हैं, जैसे कि दूसरी ड्रॉप-डाउन सूची में उपलब्ध आइटम
पहली ड्रॉप-डाउन सूची में किए गए चयन पर निर्भर होते हैं। इन्हें एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन लिस्ट कहा जाता है।
एक्सेल में एक डिपेंडेंट ड्रॉप-डाउन सूची से मेरा क्या मतलब है, इसका एक उदाहरण नीचे दिया गया है:
आप देख सकते हैं कि ड्रॉप डाउन 2 में विकल्प ड्रॉप
डाउन 1 में किए गए चयन पर निर्भर करते हैं। यदि मैं
ड्रॉप डाउन 1 में ‘Fruits’ का चयन
करता हूं, तो मुझे ड्राप डाउन 2 में Fruits के नाम दिखाए जाते हैं, लेकिन अगर मैं ड्रॉप डाउन 1 में Vegetables का चयन
करता हूं, तो ड्रॉप डाउन 2 में केवल
Vegetables के नाम ही दिखाए जाते हैं।
इसे एक्सेल में सशर्त (कंडीशनल) या आश्रित (डिपेंडेंट) ड्रॉप डाउन
सूची (लिस्ट) कहा जाता है।
Also Read – How to create a Drop Down List in Excel (एक्सेल में ड्रापडाउन लिस्ट कैसे बनाते है)
एक्सेल में डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन लिस्ट बनाना
यहाँ एक्सेल में एक डिपेंडेंट ड्रॉप डाउन सूची बनाने के चरण दिए गए
हैं:-
1. सबसे पहले उस सेल का चयन करें जहाँ आप पहली (मुख्य) ड्रॉप डाउन सूची को
बनाना चाहते हैं।
2. इसके बाद डेटा टैब के अंतर्गत दिए गए- डेटा वेलिडेशन
पर जाएं।
3. इस पर क्लिक करते ही डाटा वेलिडेशन नामक एक संवाद बॉक्स खुलेगा.
4. इस बॉक्स में सेटिंग टैब के अंतर्गत सूची (List) का चयन करें।
करें जिसमें वे आइटम शामिल हैं जिन्हें आप पहली ड्रॉप डाउन लिस्ट में दिखाना चाहते
है।
6. इसके बाद ओके बटन पर क्लिक करें। इस
प्रकार से यह आपकी पहली ड्रॉप डाउन 1 लिस्ट बन जाएगी ।
7. फिर संपूर्ण डेटा सेट का चयन करें (इस उदाहरण में A1:B6)।
8. इसके बाद फार्मूला टैब पर जाएं –> इसमें दिए गए Create
from Selection आप्शन पर क्लिक करे (या आप कीबोर्ड शॉर्टकट
कंट्रोल + शिफ्ट + F3 का उपयोग कर सकते हैं)।
9. इस संवाद बॉक्स में, शीर्ष पंक्ति (Top
Row) आप्शन पर क्लिक करें और अन्य सभी को अनचेक करें। ऐसा करने से 2 नाम श्रेणियां Fruits and Vegetables (‘फल‘ और ‘सब्जियां‘) बन जाती हैं। श्रेणी
नाम के फल सूची में सभी फलों को संदर्भित करते हैं और श्रेणी के नाम वाली सब्जियां
सूची में सभी सब्जियों को संदर्भित करती हैं।
10. अब आप ओके बटन पर क्लिक करें।
11. उस सेल का चयन करें जहाँ आप आश्रित/सशर्त ड्रॉप डाउन सूची को बनाना चाहते
हैं (इस उदाहरण में E3)।
12. फिर से पुनः एक बार डेटा टैब में – डेटा वेलिडेशन आप्शन पर क्लिक करे ।
13. डेटा वेलिडेशन संवाद बॉक्स में, सेटिंग टैब के भीतर, सुनिश्चित करें कि सूची चयनित है।
14. स्रोत (Source) फ़ील्ड में, सूत्र दर्ज करें =Indirect(D3)। यहाँ, D3 वह सेल है जिसमें मुख्य ड्रॉप डाउन होता है।
15. इसके बाद ओके बटन पर क्लिक करें।
16. अब, जब आप ड्रॉप डाउन 1 में आइटम्स
का चयन करते हैं, तो ड्रॉप डाउन सूची 2 में सूचीबद्ध विकल्प स्वतः अपडेट हो जाएंगे और
ड्राप डाउन 1 के आधार पर ड्राप डाउन 2 में दर्ज आइटम्स की लिस्ट को दिखायेंगे.
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अंत में
आशा है की पूरी पॉट्स पढने के बाद आपको एक्सेल में Multiple Dependent Drop Down List बनाना आ गया होगा, एक्सेल से सम्बंधित किसी भी
सवाल के लिए आप हमें कमेंट के माध्यम से पूछ सकते है.
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