आज के समय में Microsoft Excel एक महत्वपूर्ण computer skill है। इसका उपयोग office work, data entry, accounting, MIS reporting, sales reports, salary sheets, stock management और data analysis में किया जाता है।
अगर आप Excel में काम करते समय बार-बार mouse का इस्तेमाल करते हैं, तो आपका काम धीमा हो सकता है। Excel Keyboard Shortcuts की मदद से आप कम समय में data entry, cell formatting, formulas, worksheets और reports से जुड़े काम कर सकते हैं।
इस ब्लॉग में आप सीखेंगे:
100+ MS Excel shortcut keys in Hindi
Excel में data entry और editing shortcuts
Cell formatting और number formatting shortcuts
Formula और calculation shortcuts
Row, column और worksheet shortcuts
Data filtering और navigation shortcuts
Office jobs और MIS reporting के लिए उपयोगी shortcut keys
Excel shortcut keys की printable PDF बनाने का तरीका
1. Basic Excel Shortcut Keys List
ये shortcuts beginners और रोजाना Excel इस्तेमाल करने वाले लोगों के लिए उपयोगी हैं।
Shortcut Key | काम (Hindi में) |
|---|---|
Ctrl + N | नई workbook बनाना |
Ctrl + O | Workbook खोलना |
Ctrl + S | Workbook save करना |
F12 | Save As dialog खोलना |
Ctrl + P | Print करना |
Ctrl + W | Workbook बंद करना |
Ctrl + C | Copy करना |
Ctrl + X | Cut करना |
Ctrl + V | Paste करना |
Ctrl + Z | Undo करना |
Ctrl + Y | Redo करना |
Ctrl + F | Data find करना |
Ctrl + H | Find and Replace |
Ctrl + A | Current data region या पूरी worksheet select करना, संदर्भ के अनुसार |
Ctrl + B | Bold करना |
Ctrl + I | Italic करना |
Ctrl + U | Underline करना |
Ctrl + K | Hyperlink insert करना |
Ctrl + 1 | Format Cells dialog खोलना |
Esc | Current action cancel करना |
Example: अगर आपको Excel में किसी student का नाम copy करके दूसरी cell में paste करना है, तो Ctrl + C और Ctrl + V का इस्तेमाल करें।
2. Excel Data Entry और Editing Shortcut Keys
Data entry operator, office assistant और MIS Executive के लिए ये shortcuts रोजाना काम आ सकते हैं।
Shortcut Key | उपयोग |
|---|---|
F2 | Active cell को edit करना |
Enter | Entry confirm करना |
Alt + Enter | एक ही cell में नई line शुरू करना |
Ctrl + Enter | Selected cells में एक साथ entry भरना |
Delete | Selected cell का content हटाना |
Backspace | Cell edit mode में content edit करना; व्यवहार version के अनुसार अलग हो सकता है |
Ctrl + D | ऊपर वाली cell का content/formula नीचे fill करना |
Ctrl + R | बाईं ओर की cell का content/formula दाईं ओर fill करना |
Ctrl + E | Flash Fill |
Ctrl + Z | पिछला action वापस लेना |
Ctrl + ; | Current date insert करना |
Ctrl + Shift + ; | Current time insert करना |
Ctrl + ‘ | ऊपर वाली cell का formula नीचे copy करना |
Ctrl + “ | ऊपर वाली cell का value नीचे copy करना |
Alt + Down Arrow | उपलब्ध list या validation dropdown खोलना |
Practical Example: यदि A2 में Excellent Computer Education लिखा है और आपको यही text A3 से A10 तक भरना है, तो A2:A10 select करके Ctrl + D दबाएँ।
ध्यान दें: कुछ shortcuts का व्यवहार Excel version, operating system और selected cell range पर निर्भर कर सकता है।
3. Excel Cell Formatting Shortcut Keys
Excel में professional report, salary sheet, invoice और dashboard बनाने के लिए cell formatting जरूरी है।
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + 1 | Format Cells dialog |
Ctrl + B | Bold |
Ctrl + I | Italic |
Ctrl + U | Underline |
Ctrl + 5 | Strikethrough |
Alt + H, H | Fill Color menu |
Alt + H, F, C | Font Color menu |
Alt + H, A, C | Center alignment |
Alt + H, A, L | Left alignment |
Alt + H, A, R | Right alignment |
Alt + H, O, I | Column width AutoFit |
Alt + H, O, A | Row height AutoFit |
Alt + H, W | Wrap Text |
Alt + H, M, C | Merge & Center |
Ctrl + Shift + & | Selected cells पर outline border |
Ctrl + Shift + _ | Selected cells से outline border हटाना |
नोट: Alt वाले shortcuts Ribbon key sequences हैं। इन्हें एक साथ नहीं, बल्कि क्रम से दबाएँ। Excel version और keyboard layout के अनुसार कुछ sequences अलग हो सकते हैं।
Practical Example: Student Result Sheet Formatting
मान लीजिए आप एक student result sheet बना रहे हैं:
Heading को Bold करने के लिए
Ctrl + BMarks को center align करने के लिए
Alt + H, A, CColumn width adjust करने के लिए
Alt + H, O, Iलंबा text cell में दिखाने के लिए
Alt + H, Wपूरी table पर formatting options खोलने के लिए
Ctrl + 1
इस तरह आप एक साफ और professional result sheet बना सकते हैं।
4. Excel Number Formatting Shortcut Keys
Accounts, payroll, sales reports और financial calculations में number formatting बहुत उपयोगी है।
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + Shift + ~ | General number format |
Ctrl + Shift + ! | Number format with two decimal places |
Ctrl + Shift + $ | Currency format |
Ctrl + Shift + % | Percentage format |
Ctrl + Shift + ^ | Scientific number format |
Ctrl + Shift + # | Date format |
Ctrl + Shift + @ | Time format |
Ctrl + 1 | Custom number format सहित सभी Format Cells options |
Alt + H, 0 | Decimal place बढ़ाना |
Alt + H, 9 | Decimal place घटाना |
Example: यदि किसी cell में 0.25 लिखा है और आप Ctrl + Shift + % दबाते हैं, तो Excel उसे percentage format में 25% के रूप में दिखाएगा।
ध्यान दें कि number formatting आमतौर पर cell में stored वास्तविक value को नहीं बदलती, बल्कि उसे दिखाने का तरीका बदलती है।
5. Excel Formula और Calculation Shortcut Keys
Excelformulas का इस्तेमाल Total, Average, Percentage, Salary, Commission और MIS reports बनाने में होता है।
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Alt + = | AutoSum |
F4 | Formula reference को relative/absolute/mixed में बदलना; अन्य संदर्भों में पिछला action दोहराना भी हो सकता है |
F9 | Open workbook में calculation करना; formula edit mode में selected formula part calculate करना |
Shift + F9 | Active worksheet recalculate करना |
Ctrl + Alt + F9 | सभी open workbooks में सभी formulas की full calculation |
Ctrl + ` | Formulas और results के बीच display toggle करना |
Ctrl + Shift + U | Formula Bar expand/collapse करना |
Ctrl + [ | Selected formula के direct precedent cells select करना |
Ctrl + ] | Direct dependent cells select करना, जहाँ लागू हो |
Shift + F3 | Insert Function dialog |
Ctrl + A | Function name के बाद function arguments dialog खोलने में उपयोगी |
F3 | Defined name को formula में paste करना, यदि names मौजूद हों |
Practical Example: AutoSum Shortcut
मान लीजिए B2 से B10 तक sales की values हैं और आपको B11 में total निकालना है।
Cell B11 select करें।
Alt + =दबाएँ।Excel सुझाए गए range को check करें।
Enterदबाएँ।
Excel सामान्यतः =SUM(B2:B10) जैसा formula insert कर सकता है।
F4 से Absolute Reference कैसे बनाएं?
यदि formula है:
=B2*C2
और आपको B2 को relative रखते हुए C2 के reference को fixed करना है, तो formula में C2 reference select करके F4 दबाएँ। Excel cycle के माध्यम से $C$2, C$2, $C2 और C2 जैसे references पर जा सकता है।
6. Excel Row, Column और Cell Selection Shortcuts
बड़ी worksheet में हजारों rows और columns के बीच तेजी से काम करने के लिए ये shortcuts सीखें।
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + Arrow Key | Data region के किनारे तक जाना |
Home | Current row के शुरुआती भाग में जाना |
Ctrl + Home | Worksheet की शुरुआत, सामान्यतः A1 |
Ctrl + End | Worksheet के last used cell पर जाना |
Ctrl + Space | पूरी column select करना |
Shift + Space | पूरी row select करना |
Shift + Arrow Key | Selection बढ़ाना |
Ctrl + Shift + Arrow Key | Data region के किनारे तक selection बढ़ाना |
Ctrl + Page Up | Previous worksheet पर जाना |
Ctrl + Page Down | Next worksheet पर जाना |
F5 | Go To dialog |
Ctrl + G | Go To dialog |
Page Up | एक screen ऊपर जाना |
Page Down | एक screen नीचे जाना |
Alt + Page Up | एक screen बाईं ओर जाना |
Alt + Page Down | एक screen दाईं ओर जाना |
Ctrl + Backspace | Active cell को visible करना, जब selection के कारण वह screen से बाहर हो |
Practical Example
अगर आपकी Excel sheet में 5,000 student records हैं और आपको आखिरी भरी हुई cell तक जाना है, तो Ctrl + End उपयोग कर सकते हैं। ध्यान रखें कि पहले इस्तेमाल की गई formatting भी Excel की used range को बढ़ा सकती है।
7. Excel Row और Column Insert/Delete Shortcuts
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + Shift + + | Cells insert करने का dialog |
Ctrl + – | Selected cells, rows या columns delete करने का dialog |
Ctrl + 9 | Selected rows hide करना |
Ctrl + Shift + 9 | Rows unhide करना |
Ctrl + 0 | Selected columns hide करना; कुछ Windows configurations में यह shortcut प्रतिबंधित हो सकता है |
Ctrl + Shift + 0 | Columns unhide करना; keyboard/Windows settings पर निर्भर |
Alt + H, I, R | Row insert करना |
Alt + H, I, C | Column insert करना |
Alt + H, D, R | Row delete करना |
Alt + H, D, C | Column delete करना |
Alt + H, O, H | Row height सेट करना |
Alt + H, O, W | Column width सेट करना |
Job Tip: Office में monthly attendance sheet, salary sheet और employee database तैयार करते समय row/column insert, delete और hide shortcuts काम की गति बढ़ा सकते हैं।
8. Excel Worksheet और Workbook Shortcuts
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Shift + F11 | नई worksheet insert करना |
Alt + Shift + F1 | नई worksheet insert करने का वैकल्पिक shortcut |
Ctrl + Page Up | Previous sheet |
Ctrl + Page Down | Next sheet |
Alt + F11 | VBA Editor खोलना |
Ctrl + F4 | Active workbook window बंद करना |
Ctrl + F6 | Open workbook windows के बीच switch करना |
Ctrl + Tab | Open workbook या dialog contexts में अगली window पर जाना, जहाँ लागू हो |
Ctrl + S | Save |
F12 | Save As |
Ctrl + P | |
Ctrl + F2 | Print Preview/Print screen, version के अनुसार |
Ctrl + W | Workbook बंद करना |
9. Excel Table, Filter और Data Management Shortcuts
MIS Executive, Data Entry Operator और Data Analyst के लिए data management shortcuts महत्वपूर्ण हैं।
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + Shift + L | Filter on/off |
Alt + Down Arrow | Filter dropdown खोलना |
Ctrl + T | Selected data से Table बनाना |
Ctrl + E | Flash Fill |
Alt + A, S, A | Sort A to Z, Ribbon sequence |
Alt + A, S, D | Sort Z to A, Ribbon sequence |
Alt + A, M | Remove Duplicates dialog, Ribbon sequence |
Alt + A, E | Text to Columns, Ribbon sequence |
Ctrl + Q | Quick Analysis options, जहाँ उपलब्ध |
Ctrl + Shift + * | Current data region select करना |
Ctrl + Alt + V | Paste Special dialog |
Ctrl + Shift + V | कुछ Microsoft 365 versions में paste values/options; सभी versions में एक समान नहीं |
Ctrl + D | Fill Down |
Ctrl + R | Fill Right |
<text color=”secondary” size=”sm”>Alt + A वाले sequences Excel के Windows Ribbon के लिए हैं। Excel के अलग versions में Ribbon layout के कारण कुछ sequences बदल सकते हैं।</text>
Practical Example: Filter Shortcut
मान लीजिए आपके पास 2,000 students की list है और आपको केवल Lucknow के students देखने हैं।
Data range में किसी cell को select करें।
Ctrl + Shift + Lदबाएँ।City column का filter खोलें।
केवल Lucknow select करें।
अब आप अपने records को जल्दी filter कर सकते हैं।
10. Excel Charts और PivotTable Shortcuts
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Alt + F1 | Current worksheet पर embedded chart बनाना |
F11 | Chart sheet पर chart बनाना |
Alt + N, V | PivotTable insert करने का Ribbon sequence, जहाँ उपलब्ध |
Alt + N, R | Recommended Charts खोलने का Ribbon sequence, जहाँ उपलब्ध |
Alt + F5 | PivotTable या supported external data refresh करना |
Ctrl + Alt + F5 | Workbook में सभी supported connections/data refresh करना |
Ctrl + 1 | Chart element या selected cell की formatting options, selection के अनुसार |
Tab | Chart elements के बीच आगे बढ़ना, जब chart selected हो |
Shift + F10 | Context menu खोलना |
Example: Sales data को Table में व्यवस्थित करके PivotTable बनाएं। फिर Region के अनुसार sales total निकालें और PivotChart की मदद से report को visually प्रस्तुत करें। Ribbon sequences को अपने Excel version में verify कर लें।
11. Excel Find, Replace और Navigation Shortcuts
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + F | Find |
Ctrl + H | Find and Replace |
Shift + F4 | अगला matching result ढूँढना |
Ctrl + G | Go To |
F5 | Go To dialog |
Ctrl + Arrow Key | Data region के edge पर जाना |
Ctrl + Home | Cell A1 पर जाना |
Ctrl + End | Last used cell पर जाना |
Tab | अगली cell पर जाना |
Shift + Tab | पिछली cell पर जाना |
Enter | नीचे वाली cell पर जाना, सामान्य settings में |
Shift + Enter | ऊपर वाली cell पर जाना |
12. Excel Special और Advanced Shortcut Keys
ये shortcuts थोड़े advanced हैं और formulas, worksheets तथा data analysis में काम आ सकते हैं।
Shortcut Key | काम |
|---|---|
Ctrl + Shift + Enter | Legacy array formula enter करना; नए dynamic array formulas में आम तौर पर आवश्यक नहीं |
Ctrl + Shift + F | Font settings dialog, version/context के अनुसार |
Ctrl + Shift + P | Font size selection |
Ctrl + 6 | Objects show/hide/toggle करना |
Ctrl + 8 | Outline symbols show/hide करना |
Alt + F1 | Embedded chart बनाना |
F11 | Chart sheet बनाना |
Shift + F10 | Right-click context menu |
Alt + F8 | Macro dialog |
Alt + F11 | VBA Editor |
Ctrl + Shift + O | Comments/notes वाले cells select करना, supported versions में |
Ctrl + Shift + F3 | Selected row/column labels से names बनाना |
Ctrl + Shift + U | Formula Bar expand/collapse |
Ctrl + 6 | Objects display settings toggle करना |
13. Excel Shortcut Keys Practice Exercises
सिर्फ shortcut keys पढ़ना पर्याप्त नहीं है। इन्हें Excel में practice करने से आप इन्हें वास्तविक office tasks में लागू कर पाएँगे।
Practice 1: Student Data Entry
एक worksheet में 20 students के नाम और marks enter करें।
Copy और Paste करें।
Current date insert करें।
Header को Bold करें।
Column width AutoFit करें।
Practice 2: Sales Report
Product, Quantity, Rate और Total की worksheet बनाएं।
Formula से Total निकालें।
Alt + =से Grand Total निकालें।Currency formatting लगाएँ।
Data को Table में बदलें।
Practice 3: MIS Report
Employee-wise monthly sales data तैयार करें।
Filter लगाएँ।
Duplicate records पहचानें।
PivotTable बनाएँ।
Chart के माध्यम से sales report दिखाएँ।
14. Excel Shortcut Keys PDF Download कैसे करें?
यदि आप इन shortcut keys को बार-बार देखना चाहते हैं, तो इन्हें PDF के रूप में save करके अपने computer या mobile में रख सकते हैं।
Frequently Asked Questions (FAQs)
Q1. Excel की सबसे जरूरी shortcut keys कौन-सी हैं?
Ctrl + C, Ctrl + V, Ctrl + S, Ctrl + Z, Ctrl + F, Ctrl + 1, Ctrl + Shift + L और Alt + = रोजमर्रा के Excel tasks के लिए उपयोगी shortcuts हैं।
Q2. Excel shortcut keys की PDF कैसे download करें?
इस article को browser में खोलें, Ctrl + P दबाएँ और printer options में Save as PDF चुनें। अगर वेबसाइट पर अलग PDF file उपलब्ध है, तो उसके download button का इस्तेमाल करें।
Q3. MIS Executive के लिए कौन-सी Excel shortcuts जरूरी हैं?
Data navigation, Filter, Sort, AutoSum, Fill Down, Format Cells, PivotTable, Find and Replace और worksheet navigation shortcuts का अभ्यास करें।
Q4. क्या Excel shortcuts सभी versions में समान होते हैं?
नहीं। कई सामान्य shortcuts Excel के अलग-अलग versions में काम करते हैं, लेकिन Ribbon sequences, Microsoft 365 features, keyboard layouts और operating system settings के कारण कुछ अंतर हो सकते हैं।
Q5. Excel shortcuts सीखने में कितना समय लगता है?
Basic shortcuts को कुछ practice sessions में सीखा जा सकता है। Advanced shortcuts और उनका वास्तविक office work में इस्तेमाल सीखने के लिए नियमित अभ्यास जरूरी है।
Q6. क्या Excel shortcuts से काम तेजी से होता है?
हाँ, कई repetitive tasks में shortcuts mouse clicks कम कर सकते हैं। वास्तविक समय की बचत आपके काम, data size और practice पर निर्भर करती है।
