Advantages and Disadvantages of Using Excel in Hindi
जैसा की आप सभी जानते है की एक्सेल को स्प्रैडशीट प्रोग्राम कहा जाता
है क्योकि इसमें डाटा हम टेबल में रख सकते है और उस डाटा पर फार्मूला की सहायता
से कैलकुलेशन आदि कर सकते है.
स्प्रैडशीट प्रोग्राम हमें कई प्रकार के लाभ प्रदान करते हैं, विशेष रूप से व्यावसायिक उपयोगकर्ताओं के लिए। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल जैसे लोकप्रिय स्प्रेडशीट
प्रोग्राम डेटा सेट का विश्लेषण और कल्पना करने के लिए उपकरण उपलब्ध कराते हैं।
यदि आपके पास संख्यात्मक, वित्तीय, सांख्यिकीय या अन्य
जानकारी से संबंधित डेटा का एक सेट है, तो आप न केवल इस
डेटा को संग्रहीत करने के लिए बल्कि इसे प्रबंधित करने, उस पर विश्लेषणात्मक प्रसंस्करण करने और इसे
प्रस्तुत करने के लिए भी एक स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं।स्प्रैडशीट इस तरह से जटिल प्रसंस्करण प्रदान
करते हैं कि कम तकनीकी अनुभव वाले लोग भी इसे आसानी से प्रयोग कर सकें। जहा स्प्रैडशीट
प्रयोग के बहुत से फायदे हो वही इसमें कुछ नुकसान भी है तो हम आज की इस पोस्ट के माध्यम से स्प्रैडशीट के फायदे और कमियों के
बारे में समझने वाले है तो इसके लिए पूरी पोस्ट को अंत तक ध्यान से पढ़े.
Advantages of Excel Spreadsheet
1. फ्री में उपलब्ध (They’re free)
स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर आसानी से और फ्री में उपलब्ध होता है। इसके आलावा इन्टरनेट उपयोग करने वाले सभी लोग Google शीट्स को भी आसानी से एक्सेस कर सकते है इसलिए इंटरनेट कनेक्शन वाले अधिकांश लोग स्प्रेडशीट तक आसानी से पहुंच सकते हैं।
2. न्यूनतम प्रशिक्षण की आवश्यकता (They Require Minimum Training)
अगर आपको स्प्रेडशीट का उपयोग करने का कुछ भी व्यावहारिक अनुभव है तो आप आसानी से जटिल फ़ार्मुलों के निर्माण के अलावा, स्प्रेडशीट में रिकॉर्ड को भी सहज सकते है और सबसे बड़ी बात इसे जानने के लिए गहन प्रशिक्षण की आवश्यकता नहीं होती है।
3. संपादन करना (Editing)
जब आप एक स्प्रेडशीट बनाते हैं, तो आप वर्कशीट में
डेटा दर्ज करते हैं। प्रत्येक डेटा आइटम एक एकल कक्ष के भीतर संग्रहीत
किया जाता है। कक्षों में सूत्र भी हो सकते हैं, जो या तो स्वयं द्वारा लिखे गए हैं या सामान्य
कार्यों के लिए डिज़ाइन किए गए पूर्वनिर्धारित सेट से चुने गए हैं।
उदाहरण के लिए, आपके
पास स्प्रैडशीट में एक सेल हो सकता है जो अन्य सेल के मानों का उपयोग करके गणना
करता है। यदि आप इन अन्य कक्षों में मानों को अपडेट करते
हैं, तो सूत्र कक्ष में परिणाम भी अपडेट होता है। इस कारण से, स्प्रैडशीट आपके
डेटा सेट पर स्वचालित रूप से निरंतर विश्लेषण और गणना करने का एक तरीका प्रदान
करती है।
4. सूत्रों का प्रयोग (Use of Formulas)
गणितीय सूत्रों को दर्ज करने की क्षमता स्प्रेडशीट की उपयोगिता की
कुंजी है। निम्न उदाहरण सूत्र संख्यात्मक डेटा आइटम पर गणना
करता है:
=B2*2
यह सेल B2 के मान को दो से
गुणा करेगा। सूत्र डेटा के सेट पर विभिन्न प्रक्रियाओं को
व्यक्त कर सकते हैं। सामान्य प्रक्रियाओं में एक निर्दिष्ट सीमा के
भीतर मूल्यों को देखना, यह परीक्षण करना कि क्या मान कुछ शर्तों को पूरा
करते हैं, अंकगणितीय संचालन करना, डेटा आइटम को गिनना और बदलना शामिल है।
5. पूर्व निर्धारित फार्मूला (Preset Functions)
फार्मूला स्प्रेडशीट के सबसे उपयोगी पहलुओं में से हैं, लेकिन उनकी सफलता का एक कारण यह है कि आपको
प्रत्येक फार्मूला को मैन्युअल रूप से दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है। स्प्रैडशीट प्रोग्राम प्रीसेट फ़ंक्शंस की एक
श्रृंखला प्रदान करते हैं जो सामान्य फ़ार्मुलों को समाहित करते हैं, जिससे उपयोगकर्ता मैन्युअल रूप से टाइप किए बिना
फ़ंक्शंस का प्रयोग कर सकते हैं।
स्प्रैडशीट के सामान्य
कार्यों में डेटा को छांटना, फ़िल्टर करना और साथ ही योग और प्रतिशत जैसी गणना
करना शामिल है।
6. डेटा का ग्राफिकल डिस्प्ले (Graphical Displays of Data)
स्प्रेडशीट प्रोग्राम डेटा सेट को विभिन्न प्रकार के ग्राफिकल
डिस्प्ले में बदल सकते हैं। एक्सेल में, चार्ट अनुभाग चार्ट या ग्राफ़ के भीतर डेटा सेट
प्रस्तुत करने की क्षमता प्रदान करता है। यह
उपयोगकर्ताओं को प्रस्तुतियों के भीतर अपने डेटा सेट की कल्पना और संचार करने की
अनुमति देता है, उदाहरण के लिए पाई या बार चार्ट का उपयोग करना। इस तरह से डेटा को विज़ुअलाइज़ करने से आपको डेटा
को समझने और भविष्य के नियोजन निर्णयों को सूचित करने में मदद मिल सकती है।
इस प्रकार से स्प्रैडशीट प्रोग्राम को प्रयोग करने के कुछ सामान्य लाभ
है. चलिए अब स्प्रैडशीट प्रोग्राम की कुछ कमियों को भी समझते है.
Disadvantages of Excel Spreadsheet
Microsoft Excel व्यापक
रूप से उपयोग किया जाने वाला स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर है। कई संगठनों और कॉलेजों ने इसे अपनी अच्छी
प्रतिष्ठा और उपयोगी सुविधाओं जैसे समय बचाने वाले फ़ार्मुलों और पेशेवर चार्ट और
ग्राफ़ बनाने की क्षमता के कारण अपनाया है। जबकि
एक्सेल के उपयोगकर्ताओं के लिए कई लाभ हैं, लेकिन इसमें कुछ
कमियां भी हैं जिनसे हमें अवगत होना चाहिए जो इस प्रकार से है :-
1. नियंत्रण और सुरक्षा
की कमी (Lack of control
and Security)
एक्सेल में, यदि डेटा बहुत बड़ा है, तो यह एक्सेल प्रोग्राम को धीमा कर सकता है, खासकर यदि सभी डेटा एक फ़ाइल में शामिल है। डेटा को छोटी फ़ाइलों में विभाजित करने का प्रयास
करने के परिणामस्वरूप इसमें से कुछ डाटा खो सकता है या गुम हो सकता है। एक्सेल उपयोगकर्ता के अनुकूल नहीं है, और एप्लिकेशन सटीक गणनाओं का उपयोग करके बहुत
बड़ी संख्या में राउंड ऑफ करता है, जो सटीकता से समझौता
करता है।
2. एक्सेल व्यापार
निरंतरता के लिए अनुपयुक्त है (Excel is unsuitable for business continuity
स्प्रैडशीट डेटा शायद ही किसी एक स्थान पर रखा जाता है; इसके बजाय, यह अक्सर गैर-आईटी
लोगों के हाथों में होता है जो डेटा भंडारण और बैकअप सर्वोत्तम प्रथाओं से अनजान
होते हैं। यदि कोई बड़ी आपदा आती है तो पूर्ण डेटा
पुनर्प्राप्ति इतनी कठिन,
असंभव भी हो सकती है।
3. स्प्रेडशीट को आंतरिक रूप से साझा करना कठिन है (Spreadsheets are difficult to share
internally)
जब बिक्री टीम में एक व्यक्ति शामिल होता है, तो एकल ग्राहक संपर्क स्प्रेडशीट ठीक काम करेगी।
लेकिन क्या होता है जब आप मांग को पूरा करने के लिए अतिरिक्त प्रतिनिधि नियुक्त
करना शुरू करते हैं? एक ही मास्टर स्प्रेडशीट को पूरी टीम में साझा
करना और अपडेट करना तेजी से एक कठिन कार्य हो सकता है।
4. रिपोर्टिंग करना जटिल है (Reporting is Painful)
स्प्रेडशीट के सभी विभिन्न संस्करणों को एक मास्टर कॉपी में संकलित
करना काफी कठिन है, और आपका डेटा जितना जटिल होगा, रिपोर्टिंग उतनी ही कठिन होती जाएगी।
इस प्रकार से जहा एक्सेल स्प्रेडशीट प्रयोग करने में कई फायदे है वही
कई नुकसान भी है.
What is Advance Excel and how to benifits in jobs
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अंत में
आशा है की पूरी पोस्ट पढने के बाद आपको स्प्रैडशीट प्रोग्राम को
प्रयोग करने के फायदे और कमियों के बारे में ज्ञान हो गया होगा.
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