E-Office एक डिजिटल प्लेटफॉर्म है जो सरकारी कार्यालयों के काम-काज को पेपरलेस (कागज रहित), तेज़, पारदर्शी और कुशल बनाने के लिए बनाया गया है। यह भारत सरकार की डिजिटल इंडिया पहल का ही एक हिस्सा है।
The full form of “e-office” is Electronic Office
E-Office में क्या काम होता है?
E-Office का उपयोग निम्नलिखित कार्यों के लिए होता है:
फाइल मूवमेंट और ट्रैकिंग
- E-Office मे फाइलों को स्कैन करके डिजिटल रूप में तैयार करना और संबंधित अधिकारियों को भेजना।
- किसी भी फाइल की स्थिति (Status) को रियल-टाइम में ट्रैक करना।
ई-नोटिंग (e-Noting)
- अधिकारियों द्वारा फाइल पर डिजिटल हस्ताक्षर के साथ नोट लिखना।
- मैन्युअल फाइलों की जगह डिजिटल नोट्स का प्रयोग।
E-Office मे Digital Signature का उपयोग
- दस्तावेजों की प्रमाणिकता सुनिश्चित करने के लिए Digital Signature का प्रयोग।
डायरी और डिस्पैच मैनेजमेंट
- पत्राचार (inward/outward letters) को डिजिटल रूप से दर्ज करना और भेजना।
- ऑफिस मेमो, सर्कुलर, और लेटर बनाना और भेजना
- आंतरिक कम्युनिकेशन अब ई-फॉर्मेट में किया जाता है।
- टास्क और रिमाइंडर सेट करना
- कर्मचारियों को कार्यों की डेडलाइन के साथ टास्क असाइन करना।
✅ E-Office के फायदे:
- पेपरलेस कार्य प्रणाली
- कागज की बचत होती है और पर्यावरण को भी लाभ होता है।
- प्रक्रिया में तेजी
- फाइल मूवमेंट और अप्रूवल प्रक्रिया बहुत तेज़ हो जाती है।
- पारदर्शिता और उत्तरदायित्व
- कौन-सी फाइल किस अधिकारी के पास है, इसका रिकॉर्ड रहता है।
- रियल-टाइम ट्रैकिंग
- किसी भी फाइल या पत्र की स्थिति तुरंत देखी जा सकती है।
- कहीं से भी एक्सेस
- कर्मचारी ऑफिस के अंदर या बाहर, कहीं से भी लॉगिन करके काम कर सकते हैं।
- डेटा की सुरक्षा
- पासवर्ड और डिजिटल सिग्नेचर के ज़रिए दस्तावेज़ों की सुरक्षा सुनिश्चित की जाती है।
- रिकॉर्ड का रख-रखाव आसान
- पुरानी फाइलों को सर्च करना और संग्रह करना आसान होता है।
E-Office में File कैसे Move करें या Digital Signature कैसे लगाएं?
बहुत अच्छा सवाल! नीचे मैं ई-ऑफिस में फाइल मूव करने और डिजिटल सिग्नेचर लगाने की प्रक्रिया को आसान भाषा में स्टेप-बाय-स्टेप समझा रहा हूँ:
📁 E-Office में फाइल कैसे मूव करें (File Movement Process)
- E-Office में लॉगिन करें:
- ऑफिस की ई-ऑफिस वेबसाइट खोलें और यूज़रनेम व पासवर्ड से लॉगिन करें।
- “My Desk” पर जाएं:
- लॉगिन के बाद “My Desk” नाम का डैशबोर्ड दिखाई देगा। यहाँ आपकी इनबॉक्स और आउटबॉक्स होती है।
- फाइल ओपन करें:
- “Inbox” में से वह फाइल चुनें जिसे आप मूव करना चाहते हैं।
- फाइल पर नोटिंग करें (यदि आवश्यक हो):
- यदि कोई टिप्पणी या आदेश देना हो तो “Note Sheet” टैब में जाएं और नोटिंग लिखें।
- फाइल फॉरवर्ड करें.
- स्क्रीन के ऊपर या नीचे “Send” / “Forward” बटन पर क्लिक करें।
- रिसीव करने वाले कर्मचारी/अधिकारी का नाम या डेजिग्नेशन चुनें।
- “Send” बटन पर क्लिक करें:
- चयन के बाद “Send” बटन दबाएं। फाइल अगली अधिकारी को मूव हो जाएगी।
🖊️ E-Office में डिजिटल सिग्नेचर कैसे लगाएं (Digital Signature Process)
- इसके लिए पहले से डिजिटल सिग्नेचर सर्टिफिकेट (DSC) सिस्टम में इंस्टॉल और एक्टिव होना चाहिए।
- फाइल या दस्तावेज़ खोलें:
- जिसे साइन करना है, उस फाइल या दस्तावेज़ को ओपन करें।
- “Sign” या “DSC” बटन पर क्लिक करें:
- नोटशीट या लेटर के नीचे “Sign” या “Apply Digital Signature” बटन दिखेगा।
- USB Token कनेक्ट करें (यदि हो):
- यदि आपका डिजिटल सिग्नेचर USB टोकन में है, तो उसे कंप्यूटर से कनेक्ट करें।
- DSC सलेक्ट करें:
- लिस्ट में से अपना नाम और DSC सर्टिफिकेट चुनें।
- PIN दर्ज करें:
- डिजिटल सिग्नेचर का PIN/पासवर्ड डालें और “OK” दबाएं।
- सफलता का संदेश मिलेगा:
- सिस्टम बताएगा कि “Document signed successfully”।
🔐 ध्यान देने योग्य बातें:
- फाइल मूव करने से पहले सभी जरूरी नोटिंग और एनेक्सर जोड़ लें।
- डिजिटल सिग्नेचर लगाने से पहले यह सुनिश्चित कर लें कि फाइल में कोई बदलाव बाकी न हो।
- फाइल को फॉरवर्ड करने से पहले उसे “Closed” या “Pending” में सही स्टेटस पर छोड़ें।
अंत मे,
आशा है की पूरी पोस्ट पढ़ने के बाद आपको E-Office के बारे मे पूरी जानकारी मिल गई होगी अगर कुछ और जानकारी चाहिए हो तो मुझे कमेंट अवश्य करे?
