Microsoft
Excel का निर्माण अमेरिका की कंपनी माइक्रोसॉफ्ट
कारपोरेशन ने किया है इसे हम स्प्रेडशीट प्रोग्राम के नाम से भी जानते है इस
सॉफ्टवेयर के अंतर्गत हम डाटा को संख्यात्मक रूप में रखने और इसमें निहित फ़ोर्मुलो
की सहायता से डाटा का विश्लेषण करने का कार्य करते है। स्प्रेडशीट रो
और कालम का एक समूह है जिसके द्वारा एक टेबल बनती है. जहा एक रो तथा कालम मिलती है
तो एक बॉक्स बनता है जिसे सेल कहा जाता है हम अपना डाटा इन्ही सेल में इंटर करते हैं।
तो आज की पोस्ट में हम पढेंगे की Ms Excel का हमारे दैनिक एवं
व्यापारिक जीवन में क्या उपयोग है तो इसे जानने के लिए पूरी पोस्ट को पढ़े तथा
पोस्ट पसंद आने पर शेयर और कमेंट्स कर हमें जरूर बताए की पोस्ट आपको कैसी लगी.
दैनिक जीवन में एमएस एक्सेल का उपयोग
1. प्रबंध लागत निकालने में सहायक
Microsoft Excel प्रबंधन के
खर्चों में हमारी मदद करता है। उदाहरण के लिए, मान लीजिये आप एक कर्मचारी है तथा आपको एक महीने में लगभग 50, 000 का वेतन मिल रहा है, आप उसी वेतन से अपने समस्त खर्चो का वहन करते है और आप
जानना चाहते है की अन्त में आपको कितना पैसा बचता है तो आप ये कार्य MS
Excel की टेबल में एक कालम में मासिक वेतन और दूसरे कालम में समस्त खर्चो को डालकर
कर तथा उनका कैलकुलेशन कर आसानी से कर सकते है, इस प्रकार से
हम अपने खर्चों को सही तरीके से जान सकते है और उन पर नियंत्रण कर सकते हैं। इस प्रकार से हम कह सकते है की दैनिक जीवन
में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल का सबसे अच्छा उपयोग प्रबंधन लागत है।
2. एक स्थान पर डेटा को सीमित करने में सहायक
MS Excel की या एक अद्भुत विशेषता है कि आप
एक ही स्थान पर बड़ी मात्रा में डेटा को जोड़ सकते हैं। डेटा के एक एक स्थान पर रखे
होने से आपको फ़ाइलों को देखने के लिए समय बर्बाद नहीं करना पड़ता । इस सॉफ्टवेयर
में हम डेटा को इसके अन्दर दिए गए features जैसे सॉर्ट, फ़िल्टर आदि का उपयोग कर
डाटा को श्रेणीबद्ध आसानी से कर सकते है ताकि जब भी आवश्यक हो हम किसी भी फ़ाइल तक
बहुत कम समय का उपयोग कर पहुच सके।
3. ऑनलाइन एक्सेस करने में सहायक
Microsoft
Excel को किसी
भी स्थान से ऑनलाइन एक्सेस किया जा सकता है, जिसका अर्थ है
कि आप किसी भी स्थान पर किसी भी डिवाइस का उपयोग कर इस पर कार्य कर सकते हैं। आप अपने
मोबाइल फोन का उपयोग व्यक्तिगत कंप्यूटर न होने के बावजूद भी इस पर काम करने के
लिए कर सकते हैं। यह लोगों को
स्थान और डिवाइस के बारे में चिंतित हुए बिना आराम से इसका उपयोग करने की सुविधा
देता है।
4. डाटा की सुरक्षा में सहायक
बहुत से लोगों के MS
Excel का उपयोग करने
का मुख्य कारण यह भी है की यह फ़ाइलों को सुरक्षित रखने में सक्षम हैं। इस सॉफ़्टवेयर
में बनाई गई फ़ाइलों में अन्य लोगों के उपयोग या उन्हें नष्ट होने से बचाने के लिए
एक व्यक्तिगत पासवर्ड भी लगाया जा सकता है। पासवर्ड सीधे
एक्सेल फाइल या बेसिक विजुअल प्रोग्रामिंग द्वारा सेट किए जा सकते हैं। इसके अलावा, अन्य लोग डेटा को अच्छी तरह से व्यवस्थित
करने और कम समय का उपभोग करने के लिए अपने महत्वपूर्ण डेटा को एक्सेल में रखते
हैं। Microsoft Excel के
उपयोग से Mathmatical समस्याओं को कुशलता से हल किया जा सकता है।
5. गणितीय सूत्र बनाएं में सहायक
MS Excel में पाए जाने वाले गणितीय सूत्र काम
को आसान बनाते हैं। इस सॉफ्टवेयर में हम मैन्युअल
प्रयास किए बिना कठिन से कठिन गणित की समस्याओं को एक सरल विधि में हल कर सकते है। इस सॉफ्टवेयर में
विभिन्न प्रकार के सूत्र हैं जिनके द्वारा आप बड़े डेटा का जोड़ और औसत आदि निकालने
का कार्य आसानी से कुछ ही सेकंड में कर सकते हैं। इसलिए उत्तर प्राप्त करने और बड़े डेटा वाले
टेबल पर पाए जाने वाले गणित के मूल कार्य का उपयोग करने के लिए एक्सेल सबसे अच्छा
विकल्प है।
6. काम को आसान बनाने में सहायक
Microsoft
Excel में कई
विशेषताएं हैं जो कार्य को आसान बनाती हैं और थोड़े समय का उपभोग करती हैं। उपलब्ध टूल
काम को आसान बनाने के लिए डेटा को फ़िल्टर, सॉर्ट और खोज
कर सकता है। आप काम तेजी
से खत्म करने के लिए पिवट टेबल option का प्रयोग कर किसी लम्बे डाटा को आसानी से
रिप्रेजेंट कर सकते है यह सवालों और समस्याओं का समाधान खोजने में हमारी मदद करता
है।
7. डेटा का विश्लेषण और संग्रह करने में सहायक
एक्सेल का प्रमुख उपयोग रुझानों को उजागर
करने के लिए बड़े डेटा का विश्लेषण और संग्रह करना है। ग्राफ़ और
चार्ट डेटा सारांश तैयार करने और एक सुव्यवस्थित तरीके से रखने में मदद करते हैं
ताकि आप ज़रूरत पड़ने पर डेटा देख सकें। ये डेटा स्टोर
करने का एक आसान तरीका बन जाता है और बहुत समय भी बचाता है।
8. प्रश्न करने में सहायक
एक शिक्षक
किसी विशेष विषय पर शिक्षार्थी के ज्ञान के परीक्षण के लिए एक्सेल का उपयोग कर
सकता है। आप कई प्रश्न
कर सकते हैं, और एक वर्कशीट
पर उत्तर दे सकते हैं और फिर सॉफ्टवेयर को दूसरों को क्विज करने के लिए कमांड कर
सकते हैं।
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व्यापार में एमएस एक्सेल का उपयोग
1. भंडारण डेटा करने में सहायक
व्यवसाय में स्प्रेडशीट के मुख्य उपयोगों में से एक डेटा
संग्रहीत करना है। यदि आपके पास एक व्यावसायिक संगठन है, तो आपको लगभग किसी भी प्रकार की जानकारी संग्रहीत करने के लिए एक
स्प्रेडशीट की आवश्यकता होगी। मान लीजिये आपका एक स्टोर है जिसमे आपको ग्राहकों की सूची, संपर्क जानकारी, कर्मचारी टाइमशीट, बिक्री और खरीद के बारे सूची बनानी
है तो यह सॉफ्टवेयर आपके लिए लाभकारी है। चूंकि स्प्रैडशीट बहुत कम जगह की
खपत करता है इसलिए आप किसी भी भंडारण कठिनाइयों का सामना किए बिना बहुत सारी
जानकारी इसमें स्टोर कर सकते हैं।
2. डेटा में हेरफेर और विश्लेषण करने में सहायक
भंडारण के अलावा, आप डेटा में हेरफेर और विश्लेषण
करने के लिए स्प्रेडशीट का उपयोग कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, इसमें एक विशेषता है जो आपको कस्टम फ़ार्मुलों में प्रवेश करने की अनुमति
देता है। आप प्रतिशत, घटाव या गणना प्रतिशत जैसे
विभिन्न कार्यों को करने के लिए उनका उपयोग कर सकते हैं। सूत्रों का उपयोग करके आप एक सेल को दूसरे सेल के परिणामों
पर निर्भर होने के लिए बना सकते हैं। व्यापार
में लाभ और हानि की गणना करने के लिए यह सॉफ्टवेयर
बहुत उपयोगी है।
3. प्रस्तुति दिखाने में सहायक
स्प्रेडशीट का उपयोग अक्सर विज़ुअलाइज़ेशन उद्देश्यों के
लिए किया जाता है। उनमें विभिन्न उपकरण और विशेषताएं हैं जो इसे संभव बनाती
हैं। उदाहरण के लिए, आप अपना डेटा चार्ट या ग्राफ़
में प्रस्तुत कर सकते हैं। प्रस्तुतियों का उपयोग ग्राहकों को सिखाने या कर्मचारियों
को यह दिखाने के लिए भी किया जा सकता है कि व्यवसाय कैसा प्रदर्शन कर रहा है।
4. योजना बनाने में सहायक
जब नियोजन की बात आती है तो स्प्रेडशीट एक बहुत बड़ी भूमिका
निभाती है। आप उन्हें दो तरीकों से उपयोग कर सकते हैं। सबसे पहले डेटा का विश्लेषण और कल्पना करना है ताकि इस बात
का सुराग मिल सके कि आपका व्यवसाय विभिन्न क्षेत्रों में कैसे कर रहा है। अगला, आप उन क्षेत्रों को उजागर कर सकते हैं जिन पर विकास या
पुनर्विचार पर अधिक ध्यान देने की आवश्यकता है। योजना में
स्प्रेडशीट का उपयोग करने का दूसरा तरीका आपकी कंपनी में परिवर्तन के कारण संभावित
परिणामों की गणना करना है। आप डेटा के विभिन्न रूपों का परीक्षण कर सकते हैं और यह
निर्धारित कर सकते हैं कि यह काम करता है या नहीं।
5. निर्णय लेने में सहायक
निर्णय जो एक व्यवसाय करता है वह निर्धारित करता है कि यह
सफल होगा या नहीं। स्प्रेडशीट प्रबंधकों और निवेशकों को अच्छी तरह से निर्णय
लेने में मदद करता है।
6. व्यवसाय का लेखा और बजट बनाने में सहायक
स्प्रेडशीट के उपयोग के बिना बजट के साथ आना कोई आसान काम
नहीं है। आप एक तालिका बना सकते हैं और सबसे महत्वपूर्ण चीजों को
सूचीबद्ध कर सकते हैं। स्प्रेडशीट में हम आसानी से अपने व्यापार का लेखा और बजट
बना सकते है.
7. भविष्यवाणियाँ करने
में सहायक
व्यावसायिक संगठनों में अनुकरण और भविष्यवाणी में
स्प्रेडशीट महत्वपूर्ण हैं। क्योंकि संगठन स्प्रेडशीट में सभी वित्तीय डेटा संग्रहीत
करते हैं, वे आसानी से उस रूप का अनुमान लगा सकते हैं जिसमें व्यवसाय अगले कुछ वर्षों
में होगा। रेखांकन और तालिकाओं जैसे विज़ुअलाइज़ेशन उपकरण
भविष्यवाणियों को आसान बनाते हैं। उदाहरण के लिए, यदि कोई व्यवसाय ग्राहकों की औसत संख्या जानना चाहता है, तो उनके पास कर्मचारियों को बढ़ाना होगा जो उन्हें केवल ग्राफ की जांच करने
की आवश्यकता है।
8. सांख्यिकीय विश्लेषण और रिपोर्ट बनाने में सहायक
स्प्रेडशीट
के उपयोग से, व्यावसायिक संगठन आसानी से और पहले विश्लेषण करने में सक्षम
होते हैं। उदाहरण के लिए, वे सूत्रों का उपयोग करते हैं जो
पूरे वित्तीय वर्ष के लिए सभी डेटा की गणना करते हैं। इन गणनाओं को मैन्युअल रूप से करना एक बहुत ही थकाऊ
प्रक्रिया है।रिपोर्ट बताती है कि कंपनी कैसे प्रगति कर रही है। यह संभावित निवेशकों और ग्राहकों को कंपनी को आकर्षित करने
के लिए भी जारी किया जा सकता है। स्प्रेडशीट संगठनों के लिए डेटा को प्रबंधित करने और संग्रहीत
करने के लिए सबसे अच्छा मंच हैं।
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अन्त में
आशा है की
पूरी पोस्ट को पढने के बाद आपको Ms Excel का दैनिक और व्यापारिक जीवन में क्या Use है पता चल गया होगा. अगर Excel से सम्बंधित कोई
भी सवाल हो तो आप कमेंट्स के माध्यम से पूछ सकते है जल्द ही हमारी टीम आपके सवालो
का जवाब देगी.
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