What is Data Validation in Excel with Example in Hindi

 जैसा की आप सभी जानते है एक्सेल में ज्यादातर डाटा एंट्री का कार्य
अधिक किया जाता है जिसके लिए आपकी टाइपिंग स्पीड भी होनी चाहिए क्योकि डाटा एंट्री
में समय की बाध्यता होती है और डाटा बहुत बड़ी मात्रा में alphabetical और
numerical दोनों type का होता है ऐसे में जल्दबाजी में कार्य करने से डाटा में गलत
एंट्री के होने की सम्भावना अधिक हो जाती है, इसी गलती को रोकने के लिए एक्सेल में
एक आप्शन दिया गया है जिसका नाम Data Validation है
इसमें हम डाटा टाइप और लिमिट सेट करने के बाद एंट्री करते समय होने वाली  गलतियों
को आसानी से रोक सकते है, तो आज की इस पोस्ट में हम डाटा वेलिडेशन के बारे में
पढेंगे, तो इसे समझने के लिए पूरी पोस्ट को ध्यान से पढ़े.

Data Validation in Excel 

एक्सेल में डेटा वैलिडेशन एक ऐसी
सुविधा है जो उपयोगकर्ता को इनपुट करते समय वर्कशीट में इंटर की जाने वाली वैल्यू
को एक सेट किये गए नियम के अनुसार प्रतिबंधित (वेलिडेशन) करती है। तकनीकी
रूप से, आप इसके लिए एक वेलिडेशन नियम बनाते हैं जो
नियंत्रित करता है कि किसी निश्चित सेल में किस प्रकार का डेटा दर्ज किया जा सकता
है।

Types
of Data Validation 

1. Whole
Number– इसको सेट करने पर हम सेलेक्ट की गई सेल में केवल संख्यात्मक या टेक्स्ट मानों को ही इंटर कर सकते है।

2. Decimal
– केवल निर्दिष्ट सीमा के भीतर संख्याओं की अनुमति दें ।

3. Text
Length – एक विशिष्ट लंबाई की डेटा प्रविष्टियों की अनुमति दें ।

4. Date
and Time – किसी दी गई सीमा के बाहर दिनांक और समय प्रतिबंधित करें ।

5. List – ड्रॉप-डाउन सूची से चयन के लिए प्रविष्टियों को प्रतिबंधित करें ।

6. Custom
– किसी अन्य सेल के आधार पर एक प्रविष्टि को मान्य करें ।

Input Massage
– जब उपयोगकर्ता किसी सेल का चयन करता है तो एक इनपुट संदेश दिखाएं ।

Error
Alert – गलत डेटा दर्ज होने पर चेतावनी संदेश दिखाएं ।

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एक्सेल में डेटा वेलिडेशन कैसे करें

Excel में
डेटा सत्यापन (वेलिडेशन) का प्रयोग करने के लिए, निम्न
चरणों का पालन करें जैसा की हमने नीचे एक छोटा सा उदाहरण लिया है जिसमे कुछ एम्प्लाइज
की सैलरी को दर्ज करना है और वह salary है 500 से 5000 के बीच में है हम चाहते की
सेलेक्ट को गई सेल में इसी संख्या के बीच की एंट्री दर्ज हो न इससे कम और न अधिक
तो इसके लिए हमने यहाँ डाटा वेलिडेशन नियम को सेट किया है यह कैसे करना है समझते
है.

1. सबसे पहले वह सेल सेलेक्ट करे जिसमे वेलिडेशन नियम को लगाना है.

2. इसके बाद Data Tab में Data Tools ग्रुप के अंतर्गत दिए गए डाटा वेलिडेशन
आप्शन पर क्लिक करे.

3. क्लिक करते ही डाटा वेलिडेशन नामक एक बॉक्स खुलकर स्क्रीन पर दिखाई
देगा जैसा की स्क्रीन शॉट में देख सकते है.

3. इस बॉक्स में Allow आप्शन पर क्लिक करे तथा इस ड्राप डाउन बॉक्स से Whole number के आप्शन का चयन करे इस प्रकार से आप किसी भी डाटा टाइप का चयन कर सकते है तथा Data से between आप्शन का चयन करे एवं Minimum और Maximum टेक्स्ट बॉक्स में आप अपनी आवश्यकतानुसार कोई भी वैल्यू सेट कर सकते है एंट्री उसी के बीच में मान्य होगी जैसे हमने यहाँ 500 से 5000 के बीच की वैल्यू को सेट किया है. 

4. 
अब आप इसके बगल में दिए गए Input Message को
भी दे सकते है ताकि यूजर को डाटा इंटर करते समय वो message दिखाई
दे और वह गलत एंट्री को दर्ज न कर सके. जैसा की नीचे स्क्रीन शॉट में दिखाया गया
है. 

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5. अब आप Error Alert को भी लगा सकते है ताकि गलत
एंट्री होने पर वह उस एंट्री को स्टॉप कर दे और आपको एक त्रुटी के सन्देश दे. जैसा
की नीचे स्क्रीन शॉट में दिखाया गया है. 

6. अब आप सब कुछ सेट करने के बाद ओके बटन को प्रेस करे और अपनी एंट्री को
दर्ज करे जैसा की नीचे देख सकते है, इस प्रकार से हम डाटा
वेलिडेशन को अपनी शीट पर लगा सकते है. 

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