आज की इस पोस्ट में हम पढेंगे Tally Software के अन्दर Statement of Account क्या होते है, तो इसे समझने के लिए पूरी पोस्ट
को ध्यान से पढ़े.
(Statement of Account) खातों का विवरण
खातों के विवरण खातों की
पुस्तकों में दर्ज लेन-देन से प्राप्त होते हैं।Tally.ERP 9 में, ये बकाया खातों के
लिए तैयार किए जाते हैं
इन स्टेटमेंट्स को देखने के लिए Gateway of Tally की स्क्रीन में दिए
गए Reports section के अंतर्गत Display option पर क्लिक करे तथा इसके अन्दर दिए गए Statements of Accounts आप्शन पर क्लिक करे.
क्लिक करने पर आपको इसमें Outstandings आप्शन के अन्दर निम्न आप्शन दिखाई देंगे जो टैली
में निम्न प्रकार की रिपोर्ट को प्रदर्शित करते है:-
Outstandings (बकाया) Reports
यह रिपोर्ट्स कंपनी की (Receivables) और
देय (Payable) की स्थिति को दर्शाते है ।
ये प्रत्येक व्यावसायिक इकाई की कार्यशील पूंजी
के दो महत्वपूर्ण घटक हैं।प्राप्य (Receivables) वर्तमान
संपत्ति का एक प्रमुख घटक है जबकि देय (Payable) राशि
वर्तमान देनदारियों का एक घटक है।
दोनों
ही कंपनी की वित्तीय स्थिति को काफी हद तक निर्धारित करते हैं।इसलिए, एक व्यावसायिक
प्रतिष्ठान की वित्तीय सुदृढ़ता के लिए प्राप्य और देय का प्रभावी नियंत्रण आवश्यक
है।
Tally.ERP 9 में Outstandings (बकाया) रिपोर्ट्स के अंतर्गत 4 रिपोर्ट्स आती
है जो इस प्रकार से है :-
1. Receivables (प्राप्तिया)
2. Payable (देय)
3. Ledger (खाता
बही)
4. Group (समूह)
1. Receivables (प्राप्तिया)
यह स्टेटमेंट देनदार (Customer) के शेष बकाया बिल को प्रदर्शित करता
है। नोट – यहां यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह स्टेटमेंट
बिल दर बिल (MaintainBill wise details) को प्रदर्शित करता
है, इसलिए इसे टैली.ईआरपी 9 में लेनदेन का रिकॉर्ड दर्ज करते समय सक्रिय
(Active) करने की आवश्यकता होती है। तभी स्टेटमेंट में बिल Receivables और Payable
की लिस्ट दिखाई देगी.
2. Payable (देय)
यह स्टेटमेंट प्रदर्शित करता है की हमें Suppliers party (Sundry Creditors) को कितना शेष बकाया का भुगतान करना है।
3. Ledger (खाता
बही)
यह प्रत्येक पार्टी के संबंध में बकाया राशि की जानकारी को सारांशित
और प्रदर्शित करता है। इस प्रकार, किसी विशेष पार्टी के खाते की बिल स्थिति को इस विवरण की सहायता से देखा जा सकता है। एक बहीखाता (Ledger) बकाया विवरण के कुछ उपयोग हैं:
1. यह बकाया पार्टी का पता और संपर्क करने के विवरण को प्रदर्शित करता है
इसके लिए आपको पार्टी का चयन करने के पश्चात Alt + C बटन को
प्रेस करना होगा ।
2. यह अनुस्मारक पत्र (reminder letter) उत्पन्न करने के लिए पार्टी बकाया बिल के विवरण
निर्दिष्ट करने के लिए भेजे जाने के लिए इस्तेमाल किया जा सकता। यह Tally.ERP 9 में प्रिंट
विकल्प के साथ उपयोग की जाने वाली बहुत उपयोगी विशेषताओं में से एक है।
4. Group (समूह)
यह एक विशेष समूह (Group) के अंतर्गत सभी
बहीखातों की शेष राशि का एक संक्षिप्त दृश्य प्रदर्शित करता है। उदाहरण के लिए, विविध
देनदार समूह अपने खाते की शेष राशि के साथ सभी पार्टी बहीखातों को प्रदर्शित
करेगा। उस खाते के लिए बिल-वार बकाया दिखाने के लिए इसे
आगे प्रत्येक खाते में ड्रिल-डाउन किया जा सकता है।
समूह बकाया विवरण के कुछ उपयोग इस प्रकार हैं:-
1. इस आप्शन के द्वारा हम बकाया Sundry Creditors और Debtors group की संक्षिप्त
जानकारी को देख सकते है और प्रत्येक समूह (Group) के लिए विश्लेषण किया जा सकता।
2. एक अन्य समूह (Group) का उपयोग कर एक स्तंभ में प्रदर्शित किया जा सकता
है तथा Alt + C को प्रेस कर स्क्रीन पर नया कॉलम बटन और तुलना (comparisons)को बनाया जा सकता है।
3. समूह के विवरण (Group statements) मुद्रित और वित्तीय
वक्तव्यों के एक सहायक की अनुसूची के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता।
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अंत में
आशा है की पूरी पोस्ट पढने के बाद आपको Tally में Statement of Account की जानकारी हो गई होगी.
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